Lotte van Berkel - Ploeg Kozijnen
Ploeg kozijnen uit Nieuw-Vennep is al langere tijd bedrijfsbreed bezig met het maken van verschillende stappen op het gebied van digitalisering, een pakket aan veranderingen die de hele organisatie uiteindelijk moet gaan ondersteunen. De montagematerialen app, ook wel Powerapp, is er een recent voorbeeld van. Als KAM-coördinator houdt Lotte van Berkel zich binnen Ploeg kozijnen bezig met het analyseren en optimaliseren van interne werkprocessen. Om die reden was ze nauw betrokken bij de realisatie van de montagematerialen app en is ze nog volop bezig met de optimalisatie ervan.
‘We willen en kunnen niet meer zonder onze eigen app’
Eenvoudiger en efficiënter
Maar wat is dat nou precies, die montagematerialen app? Tijdens hun dagelijks werk gebruiken de monteurs van Ploeg kozijnen verschillende montagematerialen die zij standaard in hun werkbus hebben liggen. Maar het bijvulproces van de voorraad in die werkbussen kon eenvoudiger en efficiënter. “Er waren veel handgeschreven lijstjes nodig die vervolgens moesten worden gescand, waarna ze werden overgetypt om de voorraad op orde te houden,” zo legt Lotte uit. “Alles bij elkaar te veel handmatige acties. Niet alleen voor onze monteurs, maar ook voor onze expeditie- en inkoopafdeling. Dat kon beter, er was namelijk altijd voorraadverschil.”
Gedachtenmolen
Er was zodoende een nieuw systeem nodig, maar dat moest wel voor iedereen werkbaar zijn. Lotte: “Dus ging de gedachtenmolen draaien. Ons te behalen doel was duidelijk: de boel zo makkelijk en gebruiksvriendelijk mogelijk maken. Er was intern best wel wat weerstand, omdat er drie jaar geleden ook al zoiets is geprobeerd en mislukt. Wij wilden het daarom deze keer ook koppelen aan de inkoop.” Verschillende offertes van bedrijven die apps bouwen deden vooral de wenkbrauwen fronsen, vanwege bedragen tussen de 17.000 en 40.000 euro. “En dat zou pas het begin zijn, want er komen natuurlijk altijd nog kosten bij.”
Sharepoint
Om die reden werd er ook contact gelegd met ICT-partner Verdel ICT & Media, waar het CarelJan Kuiter was die Lotte erop wees dat de wensen van Ploeg kozijnen ook prima in de Sharepoint-omgeving van Microsoft konden worden ingewilligd. “Na een presentatie over Sharepoint en de Powerapp waren we om,” blikt Van Berkel terug. “De Sharepoint Powerapp heeft gewoon heel veel mogelijkheden en een groot voordeel is ook dat we het zelf bij kunnen houden. Met die functionaliteit hebben we uiteindelijk ons hele team kunnen overtuigen.”
Heel enthousiast
De basis van de app staat inmiddels, de ontwikkeling ervan is nog volop bezig. “En dat continu optimaliseren blijft nog wel even zo,” aldus Lotte. “Onze expeditie- en montagewerknemers zijn in eerste instantie begonnen met het in gebruik nemen van de app en zij waren oprecht heel enthousiast. Inmiddels gebruiken alle monteurs de app, zij moeten op die manier hun bestellingen doorgeven. En we krijgen eigenlijk alleen maar positieve geluiden en feedback terug, waarmee wij de app dan vervolgens weer verder kunnen optimaliseren. Nee, er is nog geen nul foutmarge en er gaan nog steeds dingen mis. Een app bouwen is stap één, maar ‘m in gebruik nemen is de volgende stap. Dat heeft gewoon wat meer tijd nodig. We weten wel dat we niet meer zonder deze eigen app willen en kunnen.”
Meer info: www.ploegkozijnen.nl